Panduan Komprehensif Sebelum Membeli Software Akuntansi

Anda takut salah dalam memilih software akuntansi untuk perusahaan Anda? Mungkin Anda trauma karena dulu pernah memilih software akuntansi yang tidak tepat dan tidak berhasil di implementasi, jadi Anda ketakutan untuk salah lagi, jadi ya “balik ke kertas dan Excel saja deh”?

Mungkin juga Anda masih kurang yakin dengan benefit dari software accounting dibandingkan dengan sistem sederhana seperti Excel? Jangan khawatir, karena Anda tidak sendirian.

Setelah 10 tahun lebih bertemu dengan prospek dan customer, saya menemukan bahwa:

  • 68,3% sudah mencoba menggunakan software akuntansi dan ingin menggantinya karena tidak dapat mengikuti perkembangan bisnis mereka
  • 31,7% belum pernah menggunakan software akuntansi modern sama sekali

Kenapa bisa begitu? Karena banyak sekali vendor software akuntansi di luar sana yang mengiming-imingi janji manis dengan harga miring demi mendapatkan bisnis Anda, dan akhirnya tidak dapat men-deliver janji-janjinya dengan baik.

Tentunya, ini sangat merugikan perusahaan Anda. Rasanya sulit sekali mencari vendor software accounting yang terpercaya dan bisa dipakai dengan sukses di perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, saya ingin membagi rahasia perusahaan-perusahaan yang berhasil menerapkan software akuntansi di perusahaan mereka. Saya sudah kumpulkan semua menjadi satu, supaya Anda tidak perlu buang-buang waktu untuk mencarinya satu per satu.

Setelah Anda selesai membaca artikel ini, Anda bisa dengan confident menentukan vendor berpotensi untuk dipanggil ke perusahaan Anda untuk direview.

Apa rahasianya? Sebelum membahas hal tersebut, kita perlu hilangkan dulu persepsi-persepsi yang kurang tepat mengenai software akuntansi.

Mitos Seputar Software Akuntansi

Mungkin selama ini perusahaan Anda sudah berjalan selama bertahun-tahun, bahkan puluhan tahun tanpa menggunakan bantuan software integrated seperti software akuntansi. Kalau begitu, untuk apa Anda perlu mengeluarkan “biaya” lebih untuk menggunakan software yang hanya “menambah kerjaan” saja?

Kata-kata “biaya” dan “menambah kerjaan” sengaja saya berikan tanda kutip karena itu adalah alasan umum mengapa orang menghindari untuk menggunakan software akuntansi di perusahaannya.

Mari kita analisa bersama.

1. Software Akuntansi Mahal dan Hanya Menambah Biaya

Apabila Anda membeli software akuntansi dan tidak dipakai atau gagal di implementasikan, tentu itu akan menjadi sebuah biaya, karena Anda tidak mendapatkan manfaat apapun dari pembelian software tersebut.

Software akuntansi itu sebenarnya bukan biaya, melainkan suatu investasi, karena apabila digunakan dengan tepat, software accounting dapat menekan biaya dan meningkatkan penjualan dan cash flow perusahaan Anda.

2. Software Akuntansi Akan Menambah Kerjaan Karyawan

“Kerjaan sekarang saja sudah gak kepegang, tambah harus dimasukkan ke dalam software lagi mana sempat?” Jadi apakah penggunaan software accounting akan “menambah kerjaan” karyawan Anda?

Ya akan menambah pekerjaan apabila ada transaksi yang seharusnya memang dicatat oleh staff/rekan kerja Anda, tetapi selama ini tidak pernah dilakukan. Apabila dibiarkan seperti itu, tentunya akan berdampak buruk dari sisi pertanggungjawaban pekerjaan, dan yang akan terjadi malahan adalah salah-salahan.

Tidak akan menambah kerjaan karena dengan pencatatan yang rapi dan integrated dalam suatu sistem software, arsip dokumen-dokumen menjadi otomatis, dan apabila Anda perlu mencarinya di kemudian hari, Anda hanya tinggal melakukan searching di dalam software tersebut.

3. Implementasi Software Akuntansi Sering Gagal

Software akuntansi memang jadi salah satu investasi terpenting yang dilakukan oleh perusahaan, terutama perusahaan yang sedang berkembang. Karena software ini akan digunakan oleh banyak orang dan divisi di perusahaan Anda, Anda tentu ingin mendapatkan software yang terbaik untuk diterapkan di perusahaan Anda.

Ketika implementasi software gagal, Anda akan merasa bersalah karena telah memilih software yang tidak tepat, menghabiskan tenaga, waktu dan juga uang dalam penerapan software akuntansi ini.

Dengan beban seberat itu, tidak heran banyak orang yang takut untuk berinvestasi software akuntansi. Hal yang paling penting untuk dipastikan benar pada saat pemilihan vendor di awal adalah skala/level perusahaan Anda. Ini yang akan berdampak besar ke sukses atau gagalnya implementasi software Anda.

4. Cara Manual Lebih Cepat Dibandingkan Software

Apabila transaksi Anda masih sedikit, mungkin Anda merasa lebih cepat mencatat semuanya di dalam Excel karena lebih cepat membuka aplikasi Excel daripada mencatat semuanya ke dalam software akuntansi yang integrated.

Meskipun begitu, investasi software akuntansi dari awal tidak pernah salah, mau berapa kecilpun perusahaan Anda sekarang.

Sering kali apabila file Excel ini perlu dibagikan ke orang lain untuk di update secara bersamaan, ada kemungkinan versinya saling timpa tindih karena kita tidak tahu pasti versi terbaru Excel ini yang mana, mengakibatkan data transaksi bisa hilang.

Fungsi dari software akuntansi sendiri adalah sebuah alat digital untuk mencatat transaksi dan menghasilkan laporan keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis.

Semua kegiatan di dalam perusahaan yang berhubungan dengan keuangan (dan tentunya akan menyebabkan terjadinya penjurnalan), perlu di rekam dengan baik karena diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat, dan juga untuk kebutuhan Audit Trail.

Kegiatan apa saja yang perlu dilacak di dalam software akuntansi? Tidak hanya keluar masuk kas, tetapi software akuntansi minimal harus bisa mencatat transaksi dan nilai sebagai berikut:

  • Keluar masuk kas / rekening bank
  • Utang supplier dan piutang customer
  • Penyusutan aset / aktiva tetap perusahaan
  • Transaksi keluar masuk nilai persediaan barang

Dari fitur yang minimal yang telah saya sebutkan diatas, dapat menghasilkan laporan keuangan minimal seperti berikut:

  • Laporan Neraca Bulanan/Tahunan (untuk mengetahui perkembangan aset perusahaan)
  • Laporan Laba Rugi Bulanan (untuk mengetahui kerugian/keuntungan perusahaan setiap bulan)
  • Laporan Arus Kas (untuk manajemen keuangan perusahaan)

Tentunya, software akuntansi modern sudah mencakup jauh lebih banyak dari fitur yang saya sebutkan di atas. Bisa dibilang software accounting jaman sekarang adalah business software, karena sudah mencakup ke utang piutang dan inventory stock juga.

Lihat daftar fitur lengkap Jurnal by Mekari di https://www.jurnal.id/id/  untuk mendapatkan gambaran lebih lengkap tentang fitur yang bisa Anda temukan di dalam software akuntansi modern.

Penyebab Software Akuntansi Gagal Implementasi

Mungkin Anda sudah pernah mendengar dari teman kalau software akuntansi yang mereka gunakan kurang cocok, artinya penerapannya tidak sesuai harapan.

Biasanya vendor software akuntansi yang selalu dikambing hitamkan sebagai alasan softwarenya tidak jalan di perusahan mereka.

Tentu kalau sebenarnya kekurangannya di pihak perusahaan teman Anda, dia tidak akan langsung mengakuinya. Memang bisa seperti itu?

Ini adalah beberapa observasi saya ke perusahaan yang tidak berhasil implementasi software akuntansi.

1. Memilih Paket yang Tidak Sesuai Dengan Ukuran Perusahaan

Apabila badan Anda berukuran Medium, apakah Anda akan nyaman apabila memakai baju berukuran Small atau XL? Tentu tidak. Apabila kekecilan, Anda akan merasa kesempitan dan tidak nyaman. Apabila kebesaran, Anda merasa berat untuk bergerak.

Begitu juga dengan pemilihan paket software akuntansi. Software yang murah tapi terlalu simple tidak bisa memenuhi kebutuhan operasional perusahaan Anda, akhirnya banyak yang dilakukan semi-manual. Begitu juga software yang terlalu lengkap dan rumit mungkin belum siap digunakan SDM yang Anda miliki sekarang.

2. Persiapan Data yang Lama

Biasanya ini terjadi di perusahaan yang kekurangan orang. Itu salah satu alasan mengapa mereka mencari software akuntansi yang bisa meningkatkan efisiensi para staffnya.

Sayangnya, saking sibuknya para karyawan tersebut, mereka tidak sempat mempersiapkan data untuk dimasukkan ke dalam sistem.

Efeknya apa? Efeknya ke jangka waktu implementasi yang seharusnya bisa terselesaikan dalam 3 bulan menjadi 6 bulan bahkan 1 tahun.

Sebenarnya ini dapat diselesaikan dengan mudah. Biasanya saya menganjurkan untuk mencari murid PKL atau intern yang dapat membantu dalam pengumpulan data dan melakukan data-entry pada saat tahap implementasi.

3. Infrastrukur Kantor yang Kurang Memadai

Selalu cek ke vendor software akuntansi Anda untuk spesifikasi server dan komputer yang diperlukan untuk mengakses program dengan lancar.

Menggunakan komputer dengan kecepatan pas-pasan dan juga jaringan LAN/Wifi kantor yang lemot akan membuat user frustasi dan malas menggunakan software. Masalah ini biasanya tidak akan dilaporkan langsung ke manajemen dan efeknya akan menghambat penerapan software akuntansi.

4. Tidak Mengatur Waktu Kerja Team Dengan Baik

Implementasi software akuntansi baru memerlukan waktu yang lumayan lama. Apabila dilihat secara realistis, perusahaan UKM memerlukan 1 bulan, menengah 3 – 6 bulan dan perusahaan besar 1 tahun keatas.

Sementara implementasi berjalan, karyawan perusahaan tetap memiliki kegiatan hariannya masing-masing yang tidak bisa ditinggalkan. Apabila tidak memblokir waktu setiap hari untuk implementasi software, PR yang perlu diselesaikan di dalam software tidak akan dikerjakan.

5. Menggunakan Jasa Freelance

Saya sangat salut dengan kemampuan freelance programmer yang dapat membangun software custom dari nol dengan sendirinya, tetapi saya tidak berani merekomendasikan Anda untuk menggunakan jasa freelance tersebut.

Untuk membuat sistem yang integrated dan dapat mengcover seluruh operasional bisnis Anda, seorang diri tidak mungkin cukup cepat dalam pembuatannya.

Seringkali saya mendengar progress yang lambat dan jadinya setengah-setengah. Setelah 2 tahun, apabila ada bug yang ditemukan, freelance programmer tersebut sudah sulit dihubungi.