Absensi Karyawan: Pengertian, Format, Tujuan dan Manfaat

Sebagai seorang Human Resource (HR) di sebuah perusahaan, kamu harus memastikan bahwa setiap karyawan akan menerima gaji yang sesuai dengan absensi kehadiran mereka setiap bulannya. Di mana data absensi karyawan berpengaruh pada jumlah gaji karyawan sesuai aturan di perusahaan kamu.

Pada banyak kasus, tidak sedikit perusahaan yang menerapkan aturan ini bagi setiap karyawan yang bekerja di perusahaannya. Hal ini dimaksudkan, sebagai salah satu upaya untuk menunjukkan kedisiplinan dan tanggung jawab karyawan kepada perusahaan.

Jika karyawanmu berjumlah sedikit, mungkin hal tersebut bukanlah sebuah masalah yang serius untukmu. Namun, bagaimana jika karyawanmu jumlahnya sangat banyak?

Tentu saja, kamu harus bisa membuat sebuah sistem dan contoh absensi karyawan yang cocok bagi perusahaanmu. Hal itu dilakukan demi efisiensi dan efektivitas waktu yang kamu miliki sebagai seorang HR di perusahaan tersebut.

Yuk simak artikel dibawah ini, karena kami akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan absen untuk karyawan yang wajib kamu ketahui sebagai seorang HR.

Pengertian Absensi Karyawan

Sebelum membahas lebih lanjut tentang absen, mari kita pelajari lebih dulu terkait pengertian apa itu absensi karyawan? bisa dikatakan, absens untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan.

Data yang dapat dihasilkan dari sebuah sistem absen adalah waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor. Kemudian, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah yang bersangkutan izin atau sakit.

Data tersebut pun dapat menunjukkan kejelasan, mengenai keberadaan karyawan baik yang hadir maupun absen. HR pun tidak akan bingung saat menghitung data kehadiran karyawan, terutama pada saat mendekati tanggal gajian.

Bahkan, di perusahaan yang sudah menerapkan sistem yang canggih, lembur karyawan juga bisa terdata secara otomatis. Sehingga, para HR bisa memantau apa saja yang dikerjakan oleh para karyawannya.

Format Absensi Karyawan

Setiap perusahaan pasti memiliki ciri khas atau format tertentu ketika melakukan absensi karyawan. HR sangat memerlukan format absensi yang tepat untuk mendata jumlah kehadiran karyawan dengan baik, tepat, dan akurat.

Pentingnya penggunaan format absensi karyawan ini karena akan berpengaruh terhadap besaran gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Sehingga, HR tidak boleh sembarangan atau main-main dalam menangani masalah ini.

Alih-alih senang saat hari gajian, para karyawan sangat mungkin melakukan protes jika gaji yang diterima tidak sesuai dengan harapan dan aturan perusahaan karena keteledoran HR saat menghitung absensi karyawan.

Nah, sebagai HR perusahaan, jangan sampai kamu merugikan orang lain atas kesalahanmu menghitung data absensi karyawan. Berikut ini format absensi karyawan yang biasa digunakan oleh perusahaan atau organisasi:

1. Absensi Karyawan Manual

Seperti namanya, absensi karyawan dengan format manual karena menggunakan metode yang konvensional yaitu kertas dan alat tulis. Peralatannya sangat sederhana dan mudah sekali ditemukan di mana pun. Sistem ini juga tidak bergantung kepada teknologi atau tidak membutuhkan internet sama sekali.

Setiap harinya, para karyawan harus mengantri untuk melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu.

Bukan hanya saat datang saja, tetapi saat jam pulang kantor pun mereka harus mengantri untuk absen.

Sepertinya di era modern ini, sudah sangat jarang ada perusahaan yang menggunakan sistem manual untuk absensi karyawan. Sistem ini cukup menyita waktu karena karyawan harus mengantri hanya untuk absen.

Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, ketika datang ke kantor ia bisa segera melakukan pekerjaannya. Sehingga, waktu kerjanya pun bisa lebih produktif. Belum lagi kecurangan yang mungkin terjadi jika ada karyawan yang menitipkan absen dengan memalsukan tanda tangan.

2. Absensi Karyawan Online

Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara online. Kecanggihan teknologi masa kini membuat absensi karyawan dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.

Karyawan tidak perlu repot menuliskan tanda tangannya di atas kertas hanya untuk absen. Misalkan saja, jika perusahaan menggunakan finger print untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin tersebut.

Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya secara otomatis. Cara ini terbilang lebih efektif dan hemat waktu dibandingkan format manual yang telah ada sebelumnya.

Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.

Tujuan dan manfaat absensi harian karyawan

Kamu pasti tahu, bahwa setiap hal yang diciptakan di dunia pasti memiliki tujuannya masing-masing. Nah, berikut ini beberapa alasan mengapa absensi karyawan penting bagi suatu perusahaan.

  • Sistem absen bertujuan untuk memonitor kedatangan sekaligus kepulangan para karyawan di suatu perusahaan.
  • Absensi memungkinkan pencatatan data yang baik dan detail dalam suatu sistem yang terintegrasi.
  • Mempermudah perhitungan absen karyawan untuk mempermudah penggajian.
  • Memantau kehadiran setiap karyawan, terutama yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari ketentuan perusahaan.
  • Tim HR bisa lebih cepat menghitung jumlah absen karyawan karena telah terintegrasi dengan sistem tertentu.

Sistem Absensi Karyawan

Setelah membahas tentang pengertian, format, dan contoh absensi karyawan, selanjutnya kita akan membahas lebih lanjut tentang sistem absensi karyawan dalam sebuah perusahaan.

Bagaimana sistem absensi yang berlaku di perusahaanmu? Apakah sudah efektif atau efisien dari segi waktu dan fungsinya?

Sebuah sistem yang baik tentu harus dibangun oleh HR agar hal tersebut dapat menguntungkan perusahaan dalam banyak aspek terutama data kehadiran karyawan.

Dalam penerapannya, sistem absensi karyawan akan sangat bermanfaat untuk mengelola data-data karyawan dengan terorganisir. Semua data absen akan terpusat dalam satu sistem utama yang terintegrasi.

Teknologi yang kian hari semakin berkembang, banyak melahirkan sistem absensi perusahaan yang semakin baik. Kamu mungkin mengenal beberapa mesin absensi seperti, mesin absensi digital, biometrik, magnetic card, atau finger print yang dijadikan acuan sistem absensi karyawan pada perusahaan tertentu.

Meskipun sudah dinilai canggih, namun alat-alat tersebut tidak fleksibel untuk di bawa kemana saja. Dalam arti lain, kamu harus datang ke kantor untuk melakukan absen. Padahal, misalnya kamu harus melakukan meeting pagi di sebuah kawasan yang dekat dengan tempat tinggal, namun kamu harus ke kantor dulu untuk absen. Sungguh tidak efektif bukan?

Nah, Jojonomic sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi pun melakukan sebuah inovasi untuk absensi karyawan bernama Mekari.

Dengan Mekari, kamu bisa absen kapan pun dan di mana pun menggunakan aplikasi yang di HP kamu. HR pun tidak mengalami kesulitan untuk memantau dan mengawasi kinerja karyawan. Adanya fitur GPS, sehingga HR bisa tahu keberadaan karyawan dan apa yang dikerjakannya. Informasi data yang disajikan pun real-time, sehingga tidak mungkin terjadi penipuan oleh karyawan. Ayo segerakan Mekari sekarang juga!